Passo a passo para contratar um espaço para eventos corporativos

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Realizar um evento corporativo é sempre um grande desafio.
Tudo precisa ser pensado nos mínimos detalhes e executado com perfeição para garantir a satisfação dos participantes, um público exigente que está em busca de qualificação profissional.

Lembrando que está em jogo também a credibilidade da marca ou marcas envolvidas, que precisam demonstrar competência na realização do evento proposto.

Para alcançar estes objetivos, uma das principais preocupações dos organizadores deve ser a escolha do local. Ele precisa conter excelente infraestrutura, serviços de alto padrão e atendimento impecável. Para ajudar você nesta escolha elencamos o passo a passo para contratar espaços para eventos corporativos.

Capacidade

O primeiro passo é dimensionar o público esperado e buscar um local que garanta o conforto dos participantes.  Calcule sempre para mais, para evitar que uma possível lotação cause problemas.

Alvará de funcionamento – Este é outro cuidado importante. Exija do fornecedor o alvará e certifique-se que está em dia, ou busque informações no setor responsável na prefeitura.

Localização

O ideal é que seja perto de tudo o que o participante vai precisar, como gastronomia, hospedagem, serviços, transporte, etc.

Acessibilidade

Os participantes costumam se locomover de várias formas até os eventos, seja de carro próprio, transfer, ônibus, táxi ou por meio de aplicativos. Certifique-se que o acesso seja fácil, sem risco de engarrafamentos nos horários de pico (neste caso informe previamente os participantes). Atenção também ao grau de acessibilidade para os portadores de deficiência por meio de elevadores e rampas.

Auditórios

O local onde os participantes vão ficar a maior parte do tempo tem que receber atenção especial. Fique atento a questões como: capacidade, espaço entre as cadeiras e fileiras, climatização, sonorização, iluminação, equipamentos de vídeo, sinalização, pessoal de atendimento, etc.

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Coffee break

A pausa na programação deve ser um momento de relaxamento para os participantes e um bom coffee break ajuda na avaliação positiva do evento como um todo. Certifique-se que os produtos servidos são variados, de qualidade, na quantidade suficiente e bem distribuídos no ambiente para evitar aglomerações.

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Gastronomia

Como o intervalo para alimentação (almoço e lanches) costuma ser pequeno, o ideal é que haja opções no próprio local. Neste caso eventos em hotéis que tenham restaurantes são uma boa alternativa. Se não for o caso, certifique-se que o seu público encontrará comida e bebida em lugares próximos – e com preços variados.

Área de descompressão

Para os intervalos é preciso também disponibilizar áreas de descanso e lazer para os participantes. Podem ser halls ou salas com sofás, puffs, jornais/revistas, televisão, etc.

Segurança

Este é um item fundamental e que pode evitar transtornos. O acesso deve ser rígido – somente para participantes e prestadores de serviço, todos devidamente identificados e conferidos eletronicamente, para evitar a circulação de pessoas estranhas. Contrate uma empresa de segurança profissional e com referências. Atenção também às saídas de emergência e alvará do corpo de bombeiros.

Condições sanitárias

A quantidade de banheiros precisa ser compatível com o público esperado. Além disso, precisam estar em boas condições. Chame uma empresa para fazer limpeza e reposição do material constantemente.

Estacionamento

O evento deve oferecer estacionamento, podendo ser cobrado, e com toda a segurança. Se o espaço para deixar o carro for um pouco mais longe, opte pelo serviço de manobrista. Caso os carros sejam deixados na rua, coloque um vigilante para fazer rondas.

Hospedagem

Os participantes sempre preferem se hospedar nas proximidades, para evitar deslocamentos longos e possíveis atrasos. Optar pela realização em hotéis tem esta grande vantagem. Se não for o caso, informe aos participantes sobre as opções de hospedagem mais próximas e as tarifas (para todos os bolsos). É simpático fazer uma parceria com hotéis para conseguir descontos para os participantes.

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Lazer

É preciso planejar os momentos de lazer para os participantes relaxarem e se divertirem um pouco. Para isso o local de realização deve contar com áreas para este fim, inclusive ao ar livre, como sala de jogos, quadras esportivas, jardins, entre outros. No caso de hotéis, a vantagem é que a maioria deles possui equipe de recreação, que pode formular uma programação personalizada.

Gerador de energia

Alguns espaços têm o equipamento, que costuma estar incluso na locação, mas é bom confirmar. É recomendável verificar também se a capacidade do gerador é suficiente para atender suas necessidades.

Fornecedores

O sucesso passa também por uma boa lista de fornecedores de serviços e produtos. Contrate apenas empresas de renome e referência, nem que para isso custe um pouco mais caro. Hotéis e centros de convenções costumam já ter uma boa carta de parceiros, com qualidade garantida.

Internet banda larga

Veja se o serviço é de qualidade, com boa velocidade e capacidade para muitas pessoas utilizarem ao mesmo tempo. O ideal é que o acesso seja livre, mas se tiver senha, informe no material a ser entregue aos participantes.

Climatização

Pode parecer um item básico, mas nem sempre a climatização é de qualidade. Visite o local previamente, quando estiver sendo utilizado, e veja se a temperatura fica agradável quando está lotado. A climatização deve ser de todos os ambientes, inclusive corredores e áreas de descanso, e não somente nos auditórios.

Atendimento

Se o espaço locado oferecer pessoal para atendimento é importante que a equipe esteja afinada com o propósito do evento. Organize uma pequena reunião para passar as orientações e reforçar a importância de um bom atendimento.

Texto: Amplocom Soluções em Comunicação

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